Erään sukuseuran kirjausohje
Henkilön etunimi tai etunimet kirjataan Etunimi -kenttään. Jotta etunimien ”suomentaminen” olisi yhdenmukaista, noudata yhteistä suositusta, joka on jaettu kaikille. Jos ja kun voidaan todeta, että henkilö on elänyt ”ruotsalaispitäjässä” ja oli ruotsinkielinen, ei hänen etunimeään eikä patronyyminimeään ”suomenneta”
Henkilön mahdollinen patronyyminimi kirjataan Etunimen jälkeen omaan kenttäänsä. Patronyyminimet kirjataan 1800-luvun loppuun saakka.
Henkilön ”syntymäsukunimi” kirjataan Sukunimi -kenttään.
Henkilön myöhemmin omaksuma tai saama ”hallitseva sukunimi” kirjataan Muu nimi -kenttään. On tapauksia, että Sukunimi -kenttä jää tyhjäksi mutta henkilöllä on Muu nimi.
Pääsääntöisesti kaikille kirjataan vain yksi nimi Suku- ja Muu nimi -kenttiin. Jos kuitenkin näyttää siltä, että välttämättä toinenkin nimi olisi kirjattava, se erotetaan pilkulla ensimmäisestä nimestä. Tällä tavalla tehtynä molemmat nimet tulostuvat pilkulla erotettuna kirjan henkilöhakemistoon. Toinen vaihtoehto on, että toinen suku- tai muu nimi kirjataan henkilön lisätietoihin vaikkapa pienen selityksenkin kera. Tällöin nimet tulostuvat kirjassa tauluun ao. henkilön yhteyteen, ei hakemistoon.
Asuinpaikasta ja ehkä muustakin syystä johtuen voi perheen vanhimmilla lapsilla olla eri ”syntymäsukunimi” kuin nuorimmilla lapsilla. Jos tapaus on selkeä, kirjataan nimet erilaisina. Todennäköisesti nimien erilaisuus selittyy tällöin isän Muu nimi -kentästä tai ehkä lisätiedoista.
Jos lapsi on syntynyt kuolleena tai kuollut kastamattomana, eli hänellä ei ole nimeä, kirjataan Etunimi -kenttään Poikalapsi tai Tyttölapsi tai Lapsi. Sukunimi-, syntymä- ja kuolinkentät kirjataan normaalisti.
Avioton lapsi, ottolapsi ja tuntematon puoliso
Jotta kelle hyvänsä henkilölle voitaisiin lisätä lapsi, tulee hänelle ensin lisätä puoliso. Henkilölle, jolla on avioton lapsi, täytyy myös ensin lisätä puoliso napsauttamalla Uusi P -painiketta ja avautuvassa Puolison lisäys -ikkunassa napsautetaan Tuntematon -nappulaa. Näin henkilölle tulee puolisoksi miinus-merkki (–), joka ei tulostu. Nyt voidaan puolisoille lisätä lapsi, joka näkyy tulostuksessa aviottomana.
Ohjelmassa on mahdollisuus valita avoliitto, jolloin kirjaan tulostuu sana Avopuoliso. Tämä kuitenkin soveltuu ainoastaan nykyaikaan. Vanhemman ajan tapauksissa merkitään perhetekstiin, että puolisot elivät yhdessä vihkimättöminä.
On sovittu, että ottolapset kirjataan normaalisti lapsiksi, mutta sekaannusten välttämiseksi on hyvä mainita asia ko. lapsen Lisätiedot > Henkilöteksti -kentässä, samoin ottovanhempien Perheteksti -kentässä. Sen sijaan kasvattilapset tai vastaavat kirjataan ainoastaan pariskunnan Perheteksti -kenttään.
Puolisoiden vanhemmista merkitään perustiedot (etunimet, patronyymit, sukunimet/talonnimet ja ammatit). Kaikki muu tieto, jonka tutkija on saattanut kerätä, jää vain hänen omaan tietoonsa, ikään kuin tutkijan omaksi tiedostoksi. Mikäli myöhemmin osoittautuu, että puolisokin kuuluu ehkä sukuun, tutkijan hallussa olevat "omat tiedot" auttavat varmistamaan asian. Puolisoiden vanhemmat tulostetaan sukukirjaan.
Melkein kaikkiin kenttiin voidaan lisätä kenttäkohtainen Huomautus ja Lähdetieto. Näihin tietoihin voidaan kirjata lyhyt kommentti koskien ao. kenttää. Näihin kenttäkohtaisiin huomautuksiin päästään näin: napsauta kursori haluttuun kenttään ja napsauta näppäimistöstä [F12] ‑näppäintä. Huomautus kirjataan avautuvaan ikkunaan. Seuraavassa kohdassa on pari esimerkkiä.
Kysymysmerkin (?) käyttäminen kentissä ei ole suositeltavaa. Jos syntymäaika tai jokin muu tieto on peräisin poikkeavasta lähteestä tai on jotenkin epävarma, voidaan huomautus kirjata kenttäkohtaisiin lisätietoihin. Jos esim. syntymäaika on epävarma, voidaan kenttäkohtaiseen huomautukseen kirjata esim: (arvio). Tällöin tämä kohta tulostuu sukukirjaan näin: ”s. 1700 (arvio), Jalasjärvi.” Jos näppäilet ”n.” syntymäajan eteen: ”n. 1700” se tulostuu myös hakemistoon. Lisäksi se voi vaikeuttaa Etsi -toimintoa, ei suositeltavaa. Jos syntymäaika on peräisin esim. rippikirjasta, voidaan kenttäkohtaiseen huomautukseen kirjata (rk), jolloin asia tulostuu kirjaan: ”s. 1700 (rk), Jalasjärvi”.
Jos syntymä- tai kuolinajasta tiedetään vain kuukausi ja vuosi, kirjataan se numeerisesti: ”2.1733”. Ei näin: helmik. 1733. Syntymäajat ja -paikat tulee aina tarkistaa syntyneitten ja kastettujen luettelosta. Mikäli epäselvyyttä on suhteessa rippikirjoihin, syntyneitten ja kastettujen luettelon tieto lasketaan oikeaksi
Jos esim. syntymäpaikka ei ole täysin varma, voidaan kenttäkohtaiseen huomautukseen kirjata esim: (todennäköisesti). Tällä tavalla sukukirjaan tulostuu vaikkapa näin: ”s. 11.11.1776 Isokyrö (todennäköisesti), k. 14.4.1854 Jalasjärvi.
Jos kuolinaikaa ei tiedetä, mutta sen sijaan hautauspäivä tiedetään, voidaan kuollut kenttä jättää tyhjäksi ja merkitään hautauspäivä Lisätiedot -näytölle. Sukukirjan tulostuksessa merkitään rasti kohtaan "korvaa puuttuvat kuolintiedot hautaustiedoilla".
Arvo ja ammatti kirjoitetaan omaan kenttäänsä. Ammatti- tai arvonimike kirjoitetaan pienellä alkukirjaimella, sillä se tulostuu heti nimen jälkeen pilkulla erotettuna. Poikkeuksena tietenkin lyhenteet, jotka tulee kirjoittaa isoilla kirjaimilla: FK, FM, jne. Jos on tarpeen kirjata henkilölle useampia ammatteja, ne erotetaan pilkulla. Jos ammattiin liittyy selitys, se kannattaa kirjoittaa Henkilö- tai Perheteksti -kenttään.
Ammatit suomennetaan. Mikäli ei ole varma oikeasta suomennosasusta, kannattaa käyttää hyväkseen esim. sanakirjoja ja muuta alan kirjallisuutta. Ammattien suomentamisen avuksi jaetaan myöhemmin luettelo yleisimmistä ammateista ja niiden oikeasta suomennoksesta.
Huomioidaan, että esim. ammattinimike ”maanviljelijä” on tullut käyttöön vasta 30-luvulla, josta johtuen sitä ei tulisi käyttää tuota aikaisemmin. Käypiä ammattinimikkeitä ovat esim: talollinen, talon isäntä, isäntä.
Jos 1800-luvulla tai aikaisemmin puolisoista mies on ollut ”torppari” tai ”talollinen”, ei vaimolle kirjata automaattisesti ”torpparin vaimo” tai ”emäntä”, vaan jätetään hänen osaltaan Ammatti-kenttä tyhjäksi. Mutta jos vaimo onkin ollut esimerkiksi ”kuppari” tai ”lapsenpäästäjä”, se kirjataan vaimolle.
Henkilöteksti: Kun haluttu henkilö on päähenkilönä, näytöllä voidaan hänelle kirjata henkilötekstiä Lisätiedot -painikkeen kautta. Avautuneessa ikkunassa on Henkilöteksti -kenttä, johon kirjoitetaan lyhyesti päähenkilölle lisätietoa. Älä lyö tähän kenttään [Enteriä], sillä se tekee tekstiin uuden kappaleen ja se näyttää sukukirjassa sekavalta. Pidempi teksti kirjataan Perheteksti -kenttään.
Kummit: Otsikko tulostuu. Voidaan kirjata. Voidaan varmaan tulostaakin.
Muuttanut: Otsikko tulostuu. Muuttamiset voidaan kirjata tähän kenttään. Mieluummin kuitenkin Perheteksti -kenttään, jolloin saadaan kirjaan elävyyttä. (On sovittu, että muuttamisista kirjataan vain ne muutot, joilla on jotakin merkitystä henkilön tai perheen elämässä).
Tutkijan muistiinpanot: < Otsikko tulostuu. Jos Sinulla jää jonkin henkilön tiedot joltakin osin vajavaiseksi ja haluat myöhemmin palata asiaan, kannattaa tämä vajavaisuus kirjata Tutkijan muistiinpanot -kenttään. Kun myöhemmin palaat asiaan, napsauta Etsi -painiketta ja valitse etsintäkriteeriksi Tutkijan muistiinpanot. Älä kuitenkaan kirjoita kenttään mitään, vaan suorita etsintä. Ohjelma listaa kaikki henkilöt, joilla on merkintä Tutkijan muistiinpanot -kentässä. Tällä tavalla löydät henkilöt, joiden tietoihin haluat vielä palata. Kun lähdet arkistoon täydentämään tietoja, voit tulostaa itsellesi sukukirjan yhden tai useamman henkilön osalta tutkijan muistiinpanoineen. Rajaa tällöin sukupolvien määrä sopivaksi. Kun henkilön vajavaiset tiedot on täydennetty, ja Tutkijan muistiinpanot käyneet täten tarpeettomiksi, poista ne.
Osoite: Otsikko tulostuu. Jos tieto löytyy, voidaan kirjata. Ei tulosteta sukukirjaan!
Puhelin: Otsikko tulostuu. Jos löytyy, voidaan kirjata. Ei tulosteta sukukirjaan!
Harrastukset: Otsikko tulostuu. Voidaan kirjata. Mieluummin kuitenkin Perheteksti -kenttään, jolloin saadaan kirjaan elävyyttä.
Lähteet: Otsikko tulostuu. Ehdottomasti hyvä kirjata! Ei tulosteta sukukirjaan!
Perheteksti -kenttä on varattu valituille puolisoille ja heidän lapsilleen. Tekstissä voidaan vapaamuotoisesti kertoa perheen vaiheista. Teksti voi olla pidempikin teksti ja se voidaan ryhmitellä kappaleiksi lyömällä väliin [Enter]. Perheteksti sijoitetaan kirjassa taulun viimeiseksi, lasten jälkeen.
On sovittu, että tutkimus katkaistaan 1899-1900 vaihteeseen siten, että perhe, jonka vanhin lapsi on syntynyt viimeistään 31.12.1899, kirjataan kokonaisuudessaan eli kaikki nuoremmatkin lapset. Mutta tälle viimeiselle sukupolvelle, joka siis muodostuu lapsista, ei kirjata puolisoita.
Samoin on sovittu, että tutkimuksen ”hännillä”, edellä mainitun viimeisen sukupolven henkilöiden kuolinaikoja ja -paikkoja ei tarvitse etsiä ja kirjata, jos henkilö näyttää kuolleen 31.12.1919 jälkeen. Tälle viimeiselle sukupolvelle ei kirjata patronyyminimiä.
Jos kirjoitat kaksi vuosilukua tarkoittaen ajanjaksoa ensimmäisestä vuodesta toiseen, kirjoita se näin: 1770-1775. Ei näin: 1770 - 1775, jätä siis välilyönnit pois.
Sukukirjan tavoitteena on luettavuus. Kun kirjataan tietoja, niiden tulisi olla hyvää ja selkeää suomen kieltä. Silloin kirja tuottaa ilmestyessään nautintoa muillekin kuin sukututkijoille.