Sukukirjan tulostus RTF –tyylitiedostona ja taittaminen
Sukujutut-ohjelmassa on RTF-tyylitulostusmuoto, joka tekee tekstinkäsittely- tai taitto-ohjelmaan "tyylipaletin". Tyylipaletin avulla on helppo suorittaa esim. sukukirjan tai vähäisemmänkin julkaisun ulkoasun muokkaamisen mieleisekseen kokonaisvaltaisesti, läpi koko teoksen yhdellä kerralla.
RTF‑tyylitulostuksella aikaansaaduissa sukutauluissa on periaatteena, että kaikki kussakin taulussa esiintyvät henkilöt ovat päähenkilön eli ensimmäisenä taulussa mainitun henkilön perhettä. Päähenkilön jälkeen on tauluissa esitetty puoliso tai puolisot. Tarvittaessa puolison edessä on järjestysnumero. Järjestysnumeroa tarvitaan silloin, kun puolisoita on useampia. Tällaisessa tapauksessa myös lapsilla on puolison numero, joka osoittaa avioliiton, josta kyseinen lapsi on. Jos päähenkilöllä on avioton lapsi, mutta myös puoliso ja tämänkin kanssa lapsia, on puolisolla ja lapsilla sama numero. Sen sijaan avioton lapsi on ilman numeroa.
Tauluissa päähenkilön ja samaan sukuun kuuluvan puolison kohdalla on numerolla ilmaistu, mistä taulusta hän tulee kyseiseen tauluun (esim. Taulusta 12). Vastaavasti sukua jatkavien lasten kohdalla on numerolla ilmaistu, missä taulussa on hänen tuleva oma perheensä (esim. Tauluun 23). Lasten jälkeen taulussa mahdollisesti on myös perheteksti, joka jollakin tavalla koskettelee puolisoita yhdessä tai ehkä koko perhettäkin.
RTF-tyylitiedoston
luominen ja muokkaaminen
Tulostusmuoto ”RTF-tyylitiedosto” on suunniteltu erityisesti sukukirjan tekijöille. Vaikka tuloste ei olisikaan sukukirjan laajuinen, vaan monisteeksi tarkoitettu tai ehkä vain kertatuloste, kannattaa tehdä RTF-tyylitiedosto, ainakin siinä tapauksessa, että haluat tulosteestasi yksilöllisen näköisen. Tämä tiedosto sisältää nimittäin nimensä mukaisesti muokattavat ”tyylit”, jotka se tuo ainakin Microsoft Word -tekstinkäsittelyohjelmaan ja Page Maker – sivuntaitto-ohjelmaan. Lisäksi RTF-tyylitiedosto tuo päähenkilön kuvan automaattisesti oikeaan kohtaan Microsoft Word’iin. Miten sitten tyylit helpottavat sukukirjan tekemistä (taittamista), siitä seuraavassa.
Ehkä Sinulle on Word hyvinkin tuttu ja olet sillä työskennellessäsi käyttänyt tyylejä. Silloin asia onkin kohdallasi selvä. Osa Word’in käyttäjistä ei kuitenkaan ole koskaan käyttänyt tyylejä ja sen suomia mahdollisuuksia. Heille on jäljempänä tärkeimpiä perusohjeita. Ohjeet on laadittu Word 6:n käyttäjille, mutta soveltuvat myös uudempaan versioon. Aloitetaan kuitenkin SukuJutut -ohjelmasta:
Etsi ensiksi päähenkilöksi henkilö, jonka jälkipolvia haluat tulostaa RTF -tyylitiedostoksi. Valitse seuraavaksi Tulosta > Jälkipolvet > Sukukirja. Valitse avautuvassa ikkunassa RTF -tyylitiedosto, haluamasi tulostettavat tiedot, sukupolvien määrä sekä fontti. Tässä kohdassa voit muuttaa työsi nimen. Sukujutut tallentaa RTF-tyylitiedoston oletuksena aina nimellä Lista.rtf. Jos et muuta työsi nimeä, voit menettää sen, kun seuraavan kerran tulostat jotakin SukuJutusta.
Valitse seuraavassa ikkunassa tarpeelliset lisävalinnat.
Tasausvälilyönti päivämääriin kannattaa valita, sillä se vähentää
ylileveitä välilyöntejä varsinkin silloin, jos julkaisu tulostetaan kahdelle
tai kolmelle palstalle. Myös tavutus kannattaa valita. Vaikka palstoituksen voi
tehdä myös Wordissa, kätevintä on palstoittaa julkaisu jo tässä vaiheessa,
jolloin kuvatkin palstoittuvat automaattisesti. Valintojen jälkeen napsauta OK.
Pääset hakemistoasetuksiin. Tässä voit valita, tulostatko kaksi erillistä hakemistoa, Sukunimi ja Muunimi vai Yhdistetäänkö hakemistot. Tässä valikossa kannattaa valita hakemistolle 2-palstaisuus, sillä näin hakemistosta tulee "kerralla valmis", muuten joudut sitä vielä työstämään. Jatka valitsemalla Käynnistä-painike. Ohjelma tekee jonkin ajan töitä, ilmoittaen sen jälkeen, että tiedosto on valmiina levyllä ja kysyy "Avataanko ko. tiedosto", johon vastataan "Kyllä". Jos valitset ”ei” tai myöhemmin muokkaat. ko. tiedostoa, niin toimi seuraavasti:
Käynnistä Microsoft Word. Valitse Tiedosto > Avaa.
Vaihda Luettele tiedostot tyypeittäin -riville Rich Text Format (*.rtf).
Etsi Hakemistot - ja Asemat -valintoja käyttäen ensin
se hakemisto, jossa tulostettava suku sijaitsee. Tästä hakemistosta löytyy
Lista.rtf tai nimeämäsi tiedosto. Valitse se ja napsauta OK.
Nyt Word’iin avautuu SukuJutut -ohjelmasta tiedostoksi tulostamasi RTF‑tyylitiedosto. Kuten huomaat, se on jo kirjan näköinen. Jos olet valinnut SukuJutut -ohjelmassa valinnan Valokuvat, ovat myös kuvat ja kuvatekstit oletuskohdissaan eli taulurivin alla palstan oikeassa reunassa. Jos kuva on leveä, sen vieressä olevassa tekstissä voi olla liian suuret välilyönnit sanojen välissä. Palataan näihin asioihin tuonnempana.
Jos haluat kirjaasi sivunumerot, niiden määrittely on syytä suorittaa tässä vaiheessa. Valitse Wordin ylävalikosta >Lisää >Sivunumerot. Suorita valinnat ja napsauta OK. Jos kirjassasi on kuvia, ei Microsoft Word valitettavasti osaa palstoittaa niitä sivunumeroiden kanssa joka tilanteessa oikein. Sivunumerot eivät ole täysin välttämättömiä, sillä henkilöhakemistossa viitataan taulunumeroon. Myös kirjapainossa voidaan lisätä sivunumerot ”kuvausvaiheessa”, kunhan ilmoitat asiasta heille.
Voit kokeilla kuvien skaalaamista eli pienentämistä tai suurentamista mittasuhteet säilyttäen. Kuvien skaalaaminen tapahtuu yksinkertaisesti: Napsauta hiirellä kuvan päällä, ei reunaan. Kuvan ja kuvatekstin ympärille ilmestyy vinoviivoitettu kehys. Itse kuvan jokaiseen nurkkaan ilmestyy tumma tai vaalea pieni neliö. Ota nyt hiirellä kiinni kuvan jostakin nurkkaneliöstä ja vedä kuvaa siitä suuremmaksi tai pienemmäksi. Kuva ja kuvateksti asettuvat skaalauksen jälkeen takaisin taulurivin alapuolelle oikeaan reunaan ja muu teksti kuvan vasemmalle puolelle.
Toinen tapa muokata kuvan kokoa: Aktivoi varsinainen kuva kehyksen sisäpuolelta > hiiren oikealla valikosta Muotoile kuvaa > valitse välilehti Koko > anna leveys esim. 4 cm > Ok. Näin saat kuvista juuri halutun leveitä.
Ennen kuin aloitat varsinaisen taittamisen, haluat ehkä muuttaa tekstiisi toisenlaisen fontin, tai ehkä haluat muuttaa sisennyksiä tai kappalevälistyksiä. Voi olla, että et pidä taulurivin kehyksestä tai ehkä haluat lisätä siihen harmaan pohjan? Lyhyesti sanottuna haluat julkaisustasi yksilöllisen näköisen. Kaikki tuo tapahtuu tyylien avulla kokonaisvaltaisesti yhdellä kerralla koko julkaisuun. Fontin muuttamiseksi koko tekstiin ei tarvita välttämättä tyylin muuttamista. Parempi on kuitenkin tehdä se tyylien kautta, silloin ei myöhemmin pääse tulemaan yllätyksiä.
Tekstin eri osilla on kullakin oma tyyli. Jos siirrät kursorin tauluriville, näet Wordin valikosta, että kyseinen tekstinosa on tyyliä 1Taulu. Jos siirrät kursorin johonkin muualle tekstiin, näet mihin tyyliin se tekstin osa on kytketty. Kaikki tekstin osat on kytketty omaan tyyliinsä.
Otetaan, että haluat esimerkiksi vaihtaa taulurivien fontin Arialiksi ja lisätä kehyksen sisään harmaan pohjan:
1) Siirrä kursori jollekin tauluriville.
2) Valitse Muotoile > Tyyli... Avautuneesta Tyyli -ikkunasta näet että 1Taulu -tyyli on aktiivinen ja olet muokkaamassa juuri sitä tyyliä (tarvittaessa tässä kohdin valitaan haluttu muokattava tyyli). Valitse seuraavaksi tässä ikkunassa Muokkaa...
3) Nyt avautui Muokkaa tyyli-ikkuna ja täällä valitse Muotoile. Sinulle avautui pieni lista valittavista vaihtoehdoista. Koska esimerkin mukaisesti olet vaihtamassa fonttia, valitse Fontti...
4) Avautuneessa Fontti-ikkunassa voit valita uuden fontin. Ellei listasta löydy Arial-fonttia valitse jokin muu. Halutessasi voit tehdä muitakin valintoja, lopuksi napauta OK.
5) Tulet takaisin Muokkaa tyyli-ikkunaan. Koska esimerkin mukaan halutaan vielä taulurivin kehyksen sisään harmaa pohja, valitse Muotoile > Reuna...
6) Tulit Kappaleen reunat ja varjostus-ikkunaan, valitse Varjostus. Nyt on valittavanasi prosenttiluvuilla merkittyjä, eri asteen harmaita. Valitse esim. 20% ja napsauta OK ja vielä uudelleen OK.
7) Nyt ruudulla on näkyvissä Tyylit-ikkuna, tässä on tärkeätä, että napsautat Sulje.
Tuntui ehkä aluksi monimutkaiselta, mutta ei siihen nähden, että muutokset tulivat tehtyä koko julkaisuun samanaikaisesti. Samaan tapaan voit säätää mieleiseksesi kaikki muutkin tyylit. Löydät lisää ohjeita Wordin Ohje ‑valikosta.
Kun olet muokannut perusasiat tyylien avulla koko kirjassasi sellaisiksi kuin haluat, on aika aloittaa varsinainen taittaminen eli jokaisen sivun yksityiskohtainen muokkaaminen. Muista myös tallentaa kirjasi työn kuluessa, ettet joutuisi tekemään samaa työtä uudelleen! Kun tallennat työsi ensimmäisen kerran, anna sille uusi nimi, tai tallenna se toiseen hakemistoon, sillä SukuJutut tallentaa RTF-tyylitiedoston aina nimellä Lista.rtf, ja jos työsi on tällä nimellä, saatat menettää sen. On suositeltavaa tallentaa tiedosto ns. Word- asiakirjamuodossa (*.doc), jolloin kuvat tallentuvat tiedoston sisälle.
Julkaisu kannattaa palstoittaa jo ohjelman puolella Lisävalintoja- kohdassa. Mutta jos haluat palstoittaa tulostuksen jälkeenpäin Wordin puolella, vaatii se vähän enemmän töitä. Valitse Word’ssä Muotoile > Palstat... Kirjoita avautuvassa ikkunassa Palstojen määrä -kohtaan 2 ja napsauta OK. Nyt voivat sellaiset sivut, joilla on palstaa leveämpi kuva, näyttää sekavalta: kuva voi ylettyä sivun ulkopuolelle tai kuvat voivat olla osittain toistensa päällä. Mutta ei hätää. Napsauta hiirellä skaalattavan kuvan päällä ja toimi niin kuin kuvien skaalaamisessa edellä neuvottiin. Voit myös muuttaa tekstin takaisin yhdelle palstalle.
Työstäessäsi kaksipalstaista julkaisua, voi aluksi olla helpointa skaalata kuvat palstan levyisiksi ja antaa niiden olla ”oletuskohdissaan” (taulurivin alla palstan oikeassa reunassa), sillä jos siirrät kuvaa se ”irtoaa” tekstistä ja voi joutua väärään kohtaan. Usein henkilökuvat ovat passikuvan tyyppisiä ”pystykuvia”. Tällöin ehkä palstan levyinen kuva näyttää liian suurelta. Skaalaa silloin kuva esim. puolen palstan levyiseksi.
Ellet ole SukuJutut ‑ohjelmassa valinnut ”Tasausvälilyöntiä päivämääriin”, voi kuvan viereen asettuvassa tekstissä olla ”ylileveitä” välilyöntejä. Asiaa voidaan auttaa lyömällä ongelmakohdassa välilyönti päiväyksiin kuukauden ja vuoden väliin. Voit myös antaa Word’in tavuttaa teksti. Tee näin: Valitse Työkalut > Tavutus, avautuvassa ikkunassa on kaksi ”ruksattavaa” kohtaa. Ruksaa ne ja napauta OK.
Ylileveisiin välilyönteihin voit vaikuttaa skaalaamalla kuvaa vielä pienemmäksi. Ehkä et ole vieläkään tyytyväinen tulokseen, vaan näet, että Word ei ole osannut tavuttaa joitakin sanoja. Siirrä kursori tavutettavaan kohtaan ja lisää tavutusvihje, joka on: [CTRL] + tavuviiva. Yleensä riviongelmilta vältytään, jos tekstin annetaan olla yhdellä palstalla.
Jos tulostit kirjasi yhdelle palstalle, aivan varmasti teksti ei pääty jokaisen sivun alaosassa samaan kohtaan. Tavallisesti taittotyöhön kuuluu myös kirjan sivujen alaosien tasaaminen. Karkean sivujen tasaamisen saat aikaan lisäämällä sivuille tyhjiä rivejä.
Vähemmän silmää häiritsevän sivujen tasauksen saat aikaan lisäämällä tai vähentämällä tekstissä kappaleiden väliä. Napsauta kursori tarkoittamaasi tekstikappaleeseen tai valitse useita kappaleita samanaikaisesti "maalaamalla" ne kursorilla. Valitse Wordin ylävalikosta >Muotoile >Kappale >Väli >Ennen tai Jälkeen. Merkitse haluamasi välit ja napsauta OK. Tietenkin myös kuvien kokoa muuttamalla voi vaikutta sivujen täyttymiseen.
Olet ehkä antanut Word’in tavuttaa koko tekstin.
Katsellessasi tekstiä, huomaat, että lasten osuuteen ja henkilöluetteloon ei
tavutus välttämättä olekaan hyvä. Valitse silloin Muotoile > Tyyli...
> 6Lapset (tai 8Henkilöluettelo) > Muokkaa... > Muotoile... >
Kappale > Tekstin käsittely ruksaa: Ei tavutusta. Sitten napsauta
OK > OK > Sulje.
Mikäli haluat siirtää kuvaa, napsauta hiirellä kuvan päällä, ota kiinni vinoviivoitetusta kehyksestä hiirellä ja siirrä kuva. Kuvateksti siirtyy mukana. Jos siirrät kuvan toiseen tauluun, on varmaan hyvä kuvatekstissä mainita taulu, johon kuvan henkilö liittyy.
Kuvatekstin fontti ei ehkä miellytä silmääsi. Vaihda fontti tyylien kautta, jolloin kaikkiin kuvateksteihin vaihtuu haluamasi fontti. Jos haluat, voit saada tekstin rajat näkyviin valitsemalla Työkalut > Asetukset > Näytä, ruksaa: Tekstin rajat. Tämä asetus tuo näyttöön rajat, jotka osoittavat tekstille varatun alueen sivulla. Rajat eivät tulostu paperille.
Jos julkaisusi on yhdellä palstalla, huomaat selatessasi tekstiä sen loppupuolelle, että Henkilöluettelo ei näytä olevan täysin kunnossa. Vaikka tarkoituksenasi olisikin jättää taulut ja kuvat sisältävä teksti yksipalstaiseksi, henkilöluettelosta tulee parempi kaksipalstaisena.
Muokkaaminen kaksipalstaiseksi tehdään näin: Siirrä kursori henkilöluettelon ensimmäisen sivun vasempaan yläkulmaan, siis luettelon aivan alkuun. Paina nyt näppäinpöydän [CTRL] ja [SHIFT] (vaihto) alas ja napsauta [END] -näppäintä. Koko henkilöluettelo on nyt aktiivinen. Valitse Muotoile > Palstat... Kirjoita avautuvassa ikkunassa Palstojen määrä -kohtaan 2 ja kohtaan Väli: 0,5. Napsauta OK. Nyt näyttää henkilöluettelokin kunnolliselta.
Muista tallentaa työsi tarpeeksi usein. Huomaa: Jos työsi on vielä nimellä Lista.rtf, tallenna se uudella nimellä, tai tallenna se toiseen hakemistoon, sillä SukuJutut tallentaa RTF-tyylitiedoston aina nimellä Lista.rtf. Jos et ole muuttanut työsi nimeä muokattuasi sitä, voit menettää muokkaukset.
Tee näin: valitse Tiedosto > Tallenna nimellä. Näkyville tulee Tallenna nimellä-ikkuna, jossa näkyy tallennettavan työn Kohde ja työn Tiedostonimi. Voit muuttaa nimeä lisäämällä siihen esim. järjestysnumeron: Lista2.rtf. On suositeltavaa tallentaa tiedosto Word-asiakirjana. Samassa ikkunassa voit valita myös toisen Kohteen (kansion) tallennukselle.
Kun työllesi on annettu uusi nimi, ei jatkossa tarvitse enää huolehtia sen nimestä. Voit yksinkertaisesti napsauttaa hiirellä vasemmalla ylhäällä sijaitsevaa levykekuviota ja työsi tallentuu olemassa olevalla nimellä.