SKRIV UT SLÄKTBOK I RTF-FORMAT SAMT LAYOUT
I
Sukujutut kan du använda RTF-format, som gör en stilpalett till
textbehandlings- eller layoutprogram. Med hjälp av stilpaletten kan man enkelt
redigera t ex släktbokens layout.
Släkttabeller
i RTF‑format har den principen att alla personer i samma tabell hör till
samma familj med tabellens huvudperson. Efter huvudpersonen presenteras makan/maken.
Ett ordningsnummer framför namnet behövs ifall det finns flera makar/makor.
Vid sådana fall har också barnen samma nummer som maken/makan, för att man
skall veta till vilket äktenskap barnet hör. Om huvudpersonen har ett utomäktenskapligt
barn men också en make/maka och barn tillsammans med honom/henne har paret
samma nummer. Det utomäktenskapliga barnet har inget nummer.
I
tabellerna finns information om från vilken tabell huvudpersonen och maken/makan
kommer (t ex Från tabell 12). På
motsvarande sätt har ett barn som bildat familj information om i vilken tabell
familjen finns (t ex Till tabell 23).
Efter barnen kan det finnas en familjetext, som på något sätt berättar om föräldrarna
eller hela familjen.
Utskriftsformen ”RTF‑mallregister” har
planerats speciellt med tanke på de som skriver släktböcker. Fast utskriften
inte skulle vara lika omfattande som en släktbok, utan endast som en stencil
eller engångsutskrift, lönar det sig att skapa ett RTF-mallregister, åtminstone
ifall du vill att utskriften ser personlig ut. Detta register innehåller olika
stiler som skall redigeras i Microsoft Word –textbehandlingsprogram och Page
Maker – layoutprogram. RTF hämtar
automatiskt huvudpersonens fotografi precis på rätt ställe i Microsoft Word.
På vilket sätt det blir lättare att skapa släktbok berättas nedan.
Du
är kanske bekant med Word och har utnyttjat mallar. En del av användare av
Word har aldrig använt mall och dess möjligheter. För dem finns viktiga
grundanvisningar lite senare. Anvisningarna är utformade för användare av
Word 6, men lämpar sig även för nyare versioner. Men vi börjar med SukuJutut:
Välj först en huvudperson vars avkomlingar du vill skriva ut som RTF -mallregister. Välj Listor> Släktbok. Välj i följande fönster RTF -mallregister, skriv ut data, antal generationer samt font. Här kan du byta namnet på utskriften. Sukujutut sparar RTF-mallregister som standard med namnet Lista.rtf. Om du inte byter namn kan du förlora den när du följande gång skriver ut något från SukuJutut.
I följande
fönster skall du göra nödvändiga tilläggsval. Utjämningsmellanslag för datering är värt att välja eftersom
den minskar överbreda mellanslag särskilt då programmet publiceras i två
eller tre spalter. Det lönar sig också att välja stavning. Fastän man kan
redigera spalter i Word, är det behändigast att göra det nu, då kommer
bilderna automatiskt på rätta platser i spalterna. Klicka sedan på OK.
Nu kommer du till Indexinställningar. Nu kan du välja om du vill ha två skilda index, Släktnamn, Annat namn eller Förena. Det lönar sig att välja två spalter för indexet, på så sättet blir indexet färdig på en gång, i annat fall får du redigera i ett senare skede. Fortsätt med knappen Starta. Programmet jobbar en stund och meddelar sedan att filen är färdig, vill du öppna den, och då svarar du ”Ja”. Om du vill stänga SukuJutut –programmet, skall du göra det nu. Om du väljer ”nej” eller vill redigera senare, gör så här:
Starta
Microsoft Word. Välj Arkiv> Öppna.
Byt Filformat-raden till Rich
Text Format (*.rtf). Sök genom Mappar- och Stationer‑där
din släktfil finns. Där hittar du Lista.rtf. Välj den och klicka på OK.
Nu öppnar sig i Word den filen du har skrivit ut till RTF-mallregister i SukuJutut –program. Som du märker, den börjar likna en bok. Om du har valt alternativet Fotografier i SukuJutut‑program, finns bilderna och bildtexten på standardplatser, under tabellraden i spaltens högra kant. Om bilden är bred, kan det hända att mellanslagen är för stora i texten bredvid. Vi återkommer till saken senare.
Om du vill
ha sidnumrering i boken, skall du definiera det nu. Välj i Words menyrad >Infoga>Sidnummer.
Gör dina val och klicka på OK. Om din bok innehåller bilder, kan
Microsoft Word tyvärr inte sätta dem på rätta ställen i spalter.
Sidnumrering är inte nödvändig, eftersom det i personindexet hänvisas till
tabellnummer. Även i boktryckeri kan sidnumrering tilläggas i ett senare skede,
bara du meddelar dem.
Du kan prova på att skala bilder, med andra ord förminska och förstora så att du bibehåller rätta proportioner. Det är enkelt att skala bilder: Klicka med musen på bilden. Bilden och bildtexten får en snedstreckad ram runt sig. I varje hörn syns antingen en ljus eller mörk fyrkant. Ta i med musen i ett hörn och dra så att bilden blir större eller mindre. Både bilden och bildtexten sätter sig efter att du har skalat, tillbaka under tabellraden i högra hörnet och texten till vänster om bilden.
Före du börjar med layouten, kanske vill du ändra på teckensnittet, indraget eller avstånd mellan stycken. Du kanske inte tycker om ramen runt tabellraden eller så vill du lägga till grå bakgrund. Helt enkelt vill du ha en personlig layout. Allt detta gör du med mallar i hela din bok på en gång. För att ändra på teckensnittet i hela texten är det bäst att göra med en mall.
Olika delar i texten har sin egen mall. Om du för
muspekaren på tabellraden, ser du i Words menyn att formatmallen heter 1Tabell.
Om flyttar på muspekaren i texten på något annat, ser du till vilken
formatmall den är kopplad. Varje del i texten är kopplad till en egen mall.
Om vi antar att du vill ändra teckensnittet i
tabellraden till Arial och lägga till
en ram med grå bakgrund:
1)
Flytta muspekaren till någon av tabellraderna.
2)
Välj Format>
Formatmall. I fönstret Formatmall
kan du se att 1Taulu –mall är aktiv
och du ändrar just den mallen (vid behov väljer man vilken mall som skall ändras).
Välj sedan Ändra...
3)
Nu öppnar sig Ändra
formatmall-fönster och du skall välja Format.
En lista över alternativen öppnar sig. I detta exempel skall du ändra på
teckensnittet, välj teckensnitt...
4)
I det öppnade teckensnitt-rutan
kan du välja ett nytt teckensnitt. Om teckensnittet Arial inte finns, välj någon annan. Om du vill kan du göra andra
ändringar också, till sist klicka på OK.
5)
Du befinner dig i rutan Ändra formatmall. Eftersom i vårt exempel skall bakgrunden ändras
till grått, välj Format> Kantlinje...
6)
Du kom till Kantlinje
och fyllning, välj Skuggad. Du
kan välja mellan olika procenttal bemärkta gråa nyanser. Välj t ex 20%
och klicka på OK och på nytt OK.
7)
Nu kom du till rutan Formatmall, är det viktigt att klicka på Stäng.
Det verkade kanske invecklat i början, men nu fick
du alla ändringar i hela boken gjorda på en gång. På samma sätt kan du ändra
övriga mallar såsom du vill ha dem. Mera information hittar du i Words Hjälp‑meny.
När du har redigerat grunderna med formatmallar, är
det dags att börja med layout dvs. redigera sida för sida. Kom ihåg att spara
emellanåt det du har jobbat med, så att ditt jobb inte går förlorat! När du
sparar för första gången, ge ett nytt namn eller spara i en annan mapp,
eftersom SukuJutut sparar RTF-mallregister alltid med namnet Lista.rtf och om du
har sparat med samma namn förlorar du din dokument. Det rekommenderas att
dokumentet sparas i Word –form (*.doc), eftersom bilderna sparas i samma
dokument.
Två spalter
Det lönar sig att redigera spalterna redan i
programmets tilläggsvalmöjligheter. Men om du vill göra det först i Word, kräver
det lite mera arbete. Välj i Word Format>
Spalter... Skriv sedan i rutan Antal
spalter 2 och klicka på OK. Nu
kan det hända att sådana sidor, där det finns en fotografi som är bredare än
en spalt, ser röriga ut: bilden kan breda ut sig utanför sidan eller bilderna
ligger delvis på varandra. Klicka med musen på bilden som skall skalas och gör
som du tidigare skala bilder. Du kan också ändra texten tillbaka till en spalt.
När du bearbetar en tvåspaltig publikation, kan det
vara lättast att till en början skala bilderna så att de är lika breda som
en spalt och låta dem ligga på sina standardplatser, (till höger nedanför
tabellraden), för om du flyttar på bilden ”lossnar” den från texten och
kan hamna på fel ställe. Oftast liknar porträtt ett passfoto. Då kan det hända
att fotografiet som är enspaltig känns för stort. Då är det bäst att skala
fotografiet t ex till hälften av en spaltbredd.
Om du inte har valt i SukuJutut –programmet alternativet ”Utjämningsmellanslag till dateringar”, kan det hända att texten bredvid bilden har för breda mellanrum
mellan orden. Problemet kan åtgärdas genom att tillägga ett mellanslag mellan
datum, månad och år. Du kan också låta Word avstava
texten. Gör såhär: Välj Verktyg>
Avstavning, kryssa i två rutor
som finns i fönstret. Klicka på OK.
Överbreda mellanslag kan du åtgärda genom att
skala bilden mindre. Kanske du inte ännu är nöjd med resultaten, utan märker
att Word inte har avstavat alla ord. Flytta markören till det ställe som skall
avstavas och tryck på: [CTRL] +
bindestreck. Du kan undvika dessa problem om du låter texten vara enspaltig.
Om
din bok är enspaltig, är det ganska säkert att texten inte slutar på alla
sidor på samma ställe. Till layouten hör vanligtvis också brytning av
sidorna. Enklast är att tillägga tomma rader på sidan.
Det
blir mindre störande för ögat, om man ökar eller minskar avståndet mellan
stycken. Klicka in markören i det önskade stycket eller välj flera stycken
samtidigt genom att "måla dem" med markören. Välj i Words menyrad >Format >Stycke>Avstånd>Före eller Efter. Skriv in det
önskade avståndet och klicka på OK. Det är klart att genom att ändra på
bildens storlek kan man påverka hur sidorna fylls.
Du
har kanske låtit Word avstava hela texten. Du märker att för barnens och
personregistrets del ser avstavningen inte bra ut. Välj då Format>
Formatmall... > 6Lapset (eller 8Henkilöluettelo) > Ändra... > Ändra...
> Stycke> Textflöde kryssa i:
Avstava inte. Klicka på OK > OK
> Stäng.
Om
du vill flytta på bilden, klicka med musen på bilden och ta i med musen i den snedstreckade
ramen och flytta på bilden. Bildtexten följer med. Om du flyttar bilden till
en annan tabell, är det säkert på sin plats att i bildtexten berätta till
vilken tabell bildens person hör.
Det
kan hända att du inte tycker om bildtextens font. Byt ut den via formatmall,
och då får du fonten till alla bildtexter utbytt på en gång.
Om
du vill, kan du få textgränser synliga genom att välja Verktyg>
Alternativ> Visa, kryssa i: Textgränser.
Den här inställningen visar gränserna för utskriften till pappersark. Gränserna
skrivs inte ut.
Om din publikation är enspaltig, märker du om du bläddra
längre fram, att i slutet av texten ser Personregister inte bra ut. Fastän det skulle vara din mening att låta
tabellerna och bilderna stå på en spalt, är tvåspaltig version bättre för
personregister.
Så här gör du det: Flytta markören uppe till vänstra
hörnet av första sidan i personregister, alltså till början. Tryck sedan [CTRL]
och
[SHIFT] och klicka på [END]
-knappen.
Nu är hela personregister aktiv. Välj Format>
Spalter... Skriv in i Antal spalter
2 och Avstånd: 0,5. Klicka på OK. Nu
ser det bättre ut.
Kom ihåg att spara ditt arbete tillräkligt ofta. Observera: Om ditt
arbete ännu har namnet Lista.rtf,
spara med ett nytt namn, eller spara i en annan mapp, eftersom SukuJutut
sparar RTF-mallregister alltid med
namnet Lista.rtf. Om du inte har ändrat
namnet när du håller på och redigera kan det hända att du förlurar
redigeringen.
Gör så här: välj Arkiv>
Spara som. I rutan Spara som, där
syns målet var du Sparar i och Filnamnet.
Du kan ändra på namnet genom att tillägga ordningsnummer: Lista2.rtf.
Det rekommenderas att filen sparas som Word-dokument. I samma ruta kan du välja en annan mapp där du sparar din
dokument.
Efter att givit ett nytt namn, behöver du inte bekymra dig över namnet.
Du kan helt enkelt klicka med vänster musknapp på diskett-ikonen i verktygsfältet
och dokumentet sparas med befintliga namnet.