Nimet:
1. Henkilön etunimi tai etunimet kirjataan aina kokonaisuudessaan. Jotta etunimien "suomentaminen" olisi yhdenmukaista, noudata yhteistä suoitusta, joka löytyy "Sukujutut"-ohjelmasta: Näytä >Lyhenteet >Etunimet. Esimerkiksi Maria säilyy aina Mariana eikä muunnu Maijaksi. Jos ja kun voidaan todeta, että henkilö on elänyt "ruotsalaispitäjässä" ja oli ruotsinkielinen, hänen etunimeään eikä patronyyminimeään "suomenneta".
· Etunimet kirjataan ohjelman Etunimi-kenttään.
· Jos lapsi on syntynyt kuolleena tai kuollut kasta-mattomana, eli hänellä ei ole etunimeä, kirjataan ohjelman etunimikenttään "Poikalapsi", "Tyttölapsi" tai "Lapsi". Sukunimi, syntymä- ja kuolin-kentät kirjataan normaalisti.
2. Patronyyminimet otetaan mukaan vuosisadan taitteeseen saakka (eli aikaan, jolloin niitä on voitu ehkä vielä aktiivisesti käyttää). Patronyymien käyttö on erityisen tärkeää niiden henkilöiden kohdalla, joilla ei ole olemassa varsinaista sukunimeä. Täytyy huomata, että sukunimikäytäntö yleistyi kattavasti kautta maan vasta 1800-luvun loppupuolella. Sukunimilaki tuli voimaan 1920.
· Patronyyminimet kirjataan ohjelman Patronyyminimi-kenttään, joka on etunimen jälkeen.
3. Sukunimiä kirjattaessa noudatetaan seuraavaa perussaantöä: Jos henkilön "syntymäsukunimi" tiedetään, se kirjataan sukunimeksi. Ellei henkilön sukunimeä tiedetä tämä kohta jätetään tyhjäksi. Syntymäsukunimeksi katsotaan henkilön isän sukunimi tai hänelle elämänsä aikana vakiintunut "hallitseva", sukunimeksi tulkittava nimi. Nimi on voinut vakiintua esim. hänen asuinpaikastaan.
· Henkilön syntymäsukunimi kirjataan Sukunimi-kenttään.
· Avioliitossa olevan naisen "tyttönimi" kirjataan Sukunimi-kenttään, sillä se on hänen oma sukunimensä.
4. Muu nimi. Kuten edellisessä kohdassa mainitaan, henkilölle on voinut myöhemmin vakiintua esim. asuinpaikasta "hallitseva sukunimi" (Muu nimi). Riippumatta siitä, onko henkilölle löydetty ja kirjattu syntymäsukunimi, tämä myöhemmin vakiintunut, hallitseva sukunimi kirjataan, sillä voihan olla, että henkilö tunnetaan paremmin tällä nimellä.
· Henkilön myöhemmin omaksuma tai saama hallitseva sukunimi kirjataan Muunimi-kenttään. Samoin naisille avioliiton kautta tullut miehen sukunimi tai muunimi.
· Avioliiton kautta naiselle vakiintunut miehen sukunimi tai muunimi kirjataan Muunimi-kenttään. Jos nainen on yksineläjä ja myöhemmin muuten kuin avioliiton kautta omaksunut tai saanut hallitsevan sukunimen, myös se kirjataan Muunimi-kenttään. Nykyisessä ohjelmaversiossa on mahdollista tulostuksessa jättää "nais-puolisoiden" muunimi pois, jolloin puolisoiden saman nimen toisto jää pois.
· Pääsääntöisesti kaikille kirjataan vain yksi nimi Sukunimi-kenttään ja samoin Muunimi-kenttään. Jos kuitenkin näyttää siltä, että välttämättä toinenkin nimi olisi kirjattava, se erotetaan pilkulla ensimmäisestä nimestä. Tällä tavalla tehtynä molemmat nimet tulostuvat pilkulla erotettuna kirjan henkilöhakemistoon.
· Toinen vaihtoehto: Jos näihin kenttiin näyttäisi tarpeelliselta kirjata kaksi nimeä, voi toisen, suku- tai muunimistä kirjataan henkilön Lisätiedot >Henkilöteksti-kenttään vaikkapa pienen selityksen kera. Tällöin nimet tulostuvat kirjassa tauluun ao. henkilön yhteyteen, ei hakemistoon.
5. Asuinpaikasta ja ehkä muustakin syystä johtuen voi joskus perheen vanhimmilla lapsilla olla erilainen syntymäsukunimi kuin perheen nuorimmilla lapsilla. Jos tapaus on selkeä, kirjataan nimet erilaisina. Tällaisessa tapauksessa isällä yleensä on sekä sukunimi, että muu nimi ja nuorempien lasten sukunimeksi onkin tullut isän muu nimi. Asian voi myös selittää esimerkiksi perhetekstissä.

Syntymäajat ja -paikat; vihkiajat ja -paikat; kuolinajat ja -paikat:
1. Syntymäajat ja -paikat tulee aina tarkistaa syntyneitten ja kastettujen luettelosta. Mikäli epäselvyyttä on suhteessa rippikirjoihin, syntyneitten ja kastettujen luettelon tieto lasketaan oikeaksi. Kasteaika ja -paikka on syytä kirjata Lisätiedot >Kastettu-kenttään, joka osoittaa, että syntymätiedot on tarkistettu.
· Syntymä- ja kuolinaikoihin, kuten muihinkin, ei tarvitse kirjoittaa "etunollia": 02.02.1733. Jos halutaan, ohjelma joko lisää tai poistaa etunollat. Pisteet väliin tulee kirjoittaa.
· Jos syntymä- tai kuolinajasta tiedetään vain kuukausi ja vuosi, kirjataan se numeerisesti: "2.1733". Ei näin: helmik. 1733.
2. Vihkiajat ja -paikat tulee myös tarkistaa vihittyjen luettelosta
3. Kuolinajat ja -paikat tulee myös tarkistaa kuolleitten ja haudattujen luettelosta. Kuolinsyyn voi kirjata. Jos se on jollakin tavalla arkaluontoinen, ruksataan kuolinsyyn esto, joka estää sen tulostamisen.

Avioton lapsi, ottolapsi ja tuntematon puoliso:
1. Tämä voi olla myös arka alue, varsinkin tultaessa lähelle nykypäivää. Tarkoitus on kuitenkin esittää asiat niin kuin ne ovat, mutta korrektisti.
· Jotta kelle hyvänsä henkilölle voitaisiin lisätä lapsi, tulee hänelle ensin lisätä puoliso. Henkilölle, jolla on avioton lapsi, täytyy myös ensin lisätä "puoliso" napauttamalla "UusiP" ja avautuvassa Puolison lisäys-ikkunassa naksautetaan Tuntematon-nappulaa. Näin henkilölle tulee puolisoksi miinus-merkki (-), joka ei tulostu. Nyt voidaan "puolisoille" lisätä lapsi, joka näkyy tulostuksessa aviot-tomana.
· Toisinaan "kirkonkirjoissa" on äidin ilmoitus aviottoman lapsen isästä. Ehkä tällainen äidin ilmoitus voidaan kirjata 1800-luvun loppuun saakka ko. lapsen henkilötekstiin tai perhetekstiin esimerkiksi näin: "Tuomas Matinpojan isä oli äidin ilmoituksen mukaan Lammin talon renki Matti" jolloin minkäänlaista puolisoa ei tauluun tulostu. Ehkä 1800-luvun loppuun saakka isä voidaan kirjata myös puolisoksi, sillä saattaahan olla, että myös isä kuuluu käsiteltävään sukuun, mutta valitaan "puolisoille" Keskusikkunassa "Vihitty"-sanan sijaan "Vihkimättä".
· On sovittu, että ottolapset kirjataan normaalisti lapsiksi, mutta sekaannusten välttämiseksi valitaan Keskusikkunassa >Erityistiedot >Suhde vanhempiin >Ottolapsi >Ruksi ruutuun, jos "ottolapsi"-sana halutaan tuostaa, ellei, olisi hyvä tehdä korrekti maininta ko. lapsen Lisätiedot >Henkilöteksti-kenttään, samoin "ottovanhempien" Perheteksti-kenttään. Sen sijaan kasvattilapset tai vastaavat kirjataan ainoastaan pariskunnan Perheteksti-kenttään.
· Ohjelman Keskusikkunassa on mahdollisuus valita "Vihitty"-sanan sijaan "Avoliitto" "Vihkimättä" tai "Kihloissa", jolloin kirjaan tulostuu vastaava sana. "Vihkimättä" soveltuu ehkä 1800-luvun loppuun saakka. "Avoliitto" soveltuu selkeästi vain nykyaikaan.

Puolisoiden vanhemmat:
1. Puolisoiden vanhemmista merkitään perustiedot (etunimet, patronyymit, sukunimet/talonnimet ja ammatit). Kaikki muu tieto, jonka tutkija on saattanut kerätä, jää vain hänen omaan tietoonsa, ikäänkuin tutkijan omaksi tiedostoksi. Mikäli myöhemmin osoittautuu, että puolisokin kuuluu ehkä sukuun, tutkijan hallussa olevat "omat tiedot" auttavat varmistamaan asian. Puolisoiden vanhemmat tulostetaan sukukirjaan.

Asuinpaikat:
1. Asuinpaikat kirjataan täsmällisesti. Mukaan tulevat tietysti seurakunta, kylä, talo ja torppa. Mikäli henkilö on muuttanut useita kertoja, voidaan niistä lisätä maininta perheen yhteisiin tietoihin. Nyrkkisääntönä on, että kirjataan nimenomaan perheen tai henkilön kannalta merkittävät muutot tai paikanvaihdokset.
2. Mikäli muutaman vuoden sisällä on huomattava määrä muuttoja esimerkiksi lyhyiden palvelussuhteiden vuoksi, voidaan perhetiedostoon kirjata koko tuo ajanjakso esim. näin: Jaakko Jaakonpoika lähti oman leivän hankintaan jo nuorena. Hän muutti useita kertoja pitäjästä toiseen ja päätyi lopulta rengiksi Hannukselan taloon Ilmajoelle.

Huomautukset:
1. Melkein kaikkiin kenttin voidaan lisätä huomautus. Näihin tietoihin voidaan kirjata lyhyt kommentti koskien ko. kentän tietoa. Huomautus kirjataan sulkeisissa. Seuraavassa kohdassa pari esimerkkiä.
· - Jos esim. syntymäaika on epävarma voidaan huomautuksiin kirjata esim: (arvio) Tällöin tämä kohta tulostuu sukukirjaan näin: "s. 1700 (arvio), Jalasjärvi". Älä näppäile "n." syntymäajan eteen: "n. 1700". Se voi vaikeuttaa Etsi-toimintoa. Jos syntymäaika on peräisin esim. rippikirjasta, voidaan huomautuksiin kirjata (rk), jolloin asia tulostuu kirjaan: "s. 1700 (rk), Jalasjärvi".
· Kaksosille voidaan syntymäajan huomaustuskenttään kirjata "kaksosena", jolloin kohta tulostuu sukukirjaan esim. näin: "s. 3.8.1811 (kaksosena)".
· Jos esim. syntymäpaikka ei ole täysin varma, voidaan huomautuksiin kirjata esim: (todennäköisesti). Tällä tavalla sukukirjaan tulostuu vaikkapa näin: "s. 11.11.1776 Isokyrö (todennäköisesti), k. 14.4.1854 Jalasjärvi.
· Jos kuolinaikaa ei tiedetä, mutta sensijaan hautauspäivä tiedetään, jätetään Kuollut-kenttä tyhjäksi ja kirjoitetaan asia Lisätiedot >Haudattu-kenttään. Tällä tavalla sukukirjaan tulostuu: "haudattu 19.9.1768 Jalasjärvi".

Ammatti:
1. Ammatit suomennetaan. Mikäli ei ole varma oikeasta suomennosasusta, kannattaa käyttää hyväkseen esim. sanakirjoja ja muuta alan kirjallisuutta. Ammattien suomentamisen avuksi jaetaan myöhemmin luettelo yleisimmistä ammateista ja niiden oikeasta suomennoksesta.
· Arvo ja ammatti kirjoitetaan omaan kenttäänsä. Ammatti- tai arvonimike kirjoitetaan pienellä alkukirjaimella, sillä se tulostuu heti nimen jälkeen pilkulla erotettuna. Poikkeuksena tietenkin lyhenteet, jotka tulee kirjoittaa isoilla kirjaimilla: FK, FM, jne. Jos on tarpeen kirjata henkilölle useampia ammatteja, ne erotetaan pilkulla. Jos ammattiin liittyy selitys, se kannattaa kirjoittaa asianomaiseen Huomautus-kenttään. Sukujutut-ohjelmassa >Näytä >Lyhenteet löytyy ammatti- ja arvonimikkeille lyhenteitä.
· Huomioidaan, että esim. ammattinimike "maanviljelijä" on tullut käyttöön vasta 1930-luvulla, josta johtuen sitä ei tulisi käyttää tuota aikaisemmin. Vastaavia käypiä ammattinimikkeitä ovat esim: talollinen, talon isäntä, isäntä. Kirkonkirjoissa esiintyvä "leski" ei ole ammatti. Jos leskeydellä on jokin merkitys henkilön elämässä, kerrotaan siitä Henkilöteksti- tai Perheteksti-kentässä.
· Jos 1800-luvulla tai aikaisemmin puolisoista mies on ollut "torppari" tai "talollinen", ei vaimolle kirjata automaattisesti "torpparin vaimo" tai "emäntä", vaan jätetään hänen osaltaan Ammatti-kenttä tyhjäksi. Mutta jos vaimo onkin ollut esimerkiksi "kuppari" tai "lapsenpäästäjä", se kirjataan vaimolle.

Lisätiedot:
1. Kaikki erityishuomautukset ja henkilöön liittyvät epäselvyydet (esim. syntymäajan vaihtumiset yms.) kannattaa kirjata mahdollisimman tarkasti ylös, koska se voi auttaa yhdistelemään saman henkilön tietoja muutenkin. Jos kyseiseen henkilöön liittyy tarinoita tai juttuja, myös ne kirjataan, jotta perhe- ja henkilötekstit muokkautuisivat eläviksi ja luettaviksi.

Lisätiedot:
Kun haluttu henkilö on päähenkilönä, napsauta "Lisätiedot"-nappulaa, saat näkyville seuraavat kentät:
· Henkilöteksti: kenttään, kirjoitetaan lyhyesti päähenkilölle lisätietoa. Älä lyö tähän kenttään [Enteriä], sillä se tekee tekstiin uuden kappaleen ja tulee näyttämään sukukirjassa sekavalta. Jos henkilöteksti on arkaluoteinen, ruksaa "Esto". Pidempi teksti kirjataan Perheteksti-kenttään.
· Kastettu: <Otsikko tulostuu. Hyvä kirjata, sillä tästä näkee, että syntymäaikatiedot on tarkistettu kastetirjasta. Jos synt.aikaa ei tiedetä, ohjelmalla on mahdollista tulostaa sen sijalle kasteaika.
· Kummit: <Otsikko tulostuu. Voidaan kirjata. Voidaan varmaan tulostaakin.
· Konfirmoitu: <Otsikko tulostuu. Voidaan kirjata.
· Haudattu: <Otsikko tulostuu. Hyvä kirjata. Jos kuolinpäivää ei tiedetä, ohjelmalla on mahdollista tulostaa sen sijalle hautauspäivä.
· Kuolinsyy: <Voidaan kirjata. Jos kuolinsyy on arkaluonteinen, ruksaa "Kuolinsyyn esto".
· Muuttanut: <Otsikko tulostuu. Muuttamiset voidaan kirjata tähän kenttään. Mieluummin kuitenkin Perheteksti-kenttään, jolloin saadaan kirjaan elävyyttä. (On sovittu, että muuttamisista kirjataan vain ne muutot, joilla on jotakin merkitystä henkilön tai perheen elämässä).
· Osoite: <Otsikko tulostuu. Tätä tietoa ei varmaan löydy Köykän kirjaan, mutta jos löytyy, voidaan kirjata. Ei tulosteta sukukirjaan!!!
· Puhelin: <Otsikko tulostuu. Tätä tietoa ei varmaan löydy Köykän kirjaan, mutta jos löytyy, voi-daan kirjata. Ei tulosteta sukukirjaan!!!
· Harrastukset: <Otsikko tulostuu. Voidaan kirjata. Mieluummin kuitenkin Perheteksti-kenttään, jolloin saadaan kirjaan elävyyttä.
· Sukuseura: Tarvitaan jäsenluettelossa. Ei tulosteta sukukirjaan!!!
· Jäsentyyppi: Tarvitaan jäsenluettelossa. Ei tulosteta sukukirjaan!!!
· Lähteet: <Otsikko tulostuu. Lähteet on syytä merkitä aina ja tarkasti, jotta mahdollinen tarkistami-nen myöhemmin helpottuisi. Ei tulosteta sukukirjaan!!
· Tutkijan muistiinpanot: <Otsikko tulostuu. Jos Sinulla jää jonkin henkilön tiedot joltakin osin vajavaiseksi ja haluat myöhemmin palata asiaan, kannattaa tämä vajavaisuus kirjata Tutkijan muistiinpanot-kenttään ja merkitä jollakin harvinaisella merkillä, esim: £££ - Kun myöhemmin palaat asiaan, napsauta "Etsi" -nappia ja valitse etsintäkentäksi "Tutkijan muistiinpanot". Kirjoita sitten kenttään £££ ja suorita etsintä. Ohjelma listaa kaikki henkilöt, joilla on £££-merkintä Tutkijan muistiinpanot -kentässä. Tällä tavalla löydät henkilöt, joiden tietoihin haluat vielä palata. Kun muistiinpanot ovat käyneet tarpeettomiksi, poista ne. - Kun lähdet arkistoon täydentämään tietoja, voit tulostaa itsellesi "sukukirjan" yhden tai useamman henkilön osalta tutkijan muistiinpanoineen. Rajaa tällöin sukupolvien määrä sopivaksi. Kun henkilön vajavaiset tiedot on täydennetty, ja Tutkijan muistiinpanot käyneet täten tarpeettomiksi, poista ne.

Perheteksti:
· Kun päähenkilö ja haluttu puoliso ovat valittuina, napsauta "Perheteksti"-nappulaa. Teksti voi olla pidempikin teksti ja se voidaan ryhmitellä kappaleiksi lyömällä väliin [Enter]. Perheteksti sijoitetaan kirjassa taulun viimeiseksi, lasten jälkeen.
· Perheteksti-kenttä on varattu päähenkilölle ja kulloinkin valitulle puolisolle sekä heidän lapsilleen. Tekstissä voidaan vapaamuotoisesti kertoa perheen vaiheista.
· Jos päähenkilöllä on useampi puoliso, mainitse tekstissä puolisot etunimiltään, jolloin kirjan lukija tietää keistä puolisoista on kysymys. Tulevaisuudessa ohjelma, niin haluttaessa, numeroi tekstit puolison numerolla.

Muuta:
1. Kysymysmerkin (?) käyttäminen kentissä ei ole suositeltavaa. Jos syntymäaika tai jokin muu tieto on peräisin poikkeavasta lähteestä tai on jotenkin epävarma, voidaan huomautus kirjata kenttäkohtaisiin huomautuksiin. Jos kysymysmerkkiä tarvitaan esim. tekstissä, kirjoita se välittömästi sanan jälkeen, ilman välilyöntiä. Siis näin? Ja sama koskee huutomerkkiä, näin! Muuten merkki voi kirjassa joutua erilleen seuraavalle riville.
2. Jos kirjoitat kaksi vuosilukua tarkoittaen ajanjaksoa ensimmäisestä vuodesta toiseen, kirjoita se mieluiten näin: 1770-1775. Ei näin: 1770 - 1775, jätä siis välilyönnit pois.
3. Kun kirjoitat sanan tai sanoja (sulkuihin), älä tee välilyöntiä sulkumerkin ja sanan väliin: ( ei näin ),  (vaan näin). Jos sulkumerkki on erillään, se voi kirjassa mennä yksinään seuraavalle riville.
3. On sovittu, että tutkimus katkaistaan 1899-1900 vaihteeseen siten, että perhe, jonka vanhin lapsi on syntynyt viimeistään 31.12.1899, tulostetaan kirjaan. Mutta kaikki "tuoreemmatkin" tiedot, joita on tarjolla, on hyvä kirjata "varastoon", sillä nykyisessä ohjelmaversiossa voidaan tulostus rajata edellä kuvatulla tavalla.
4. Samoin on sovittu, että tutkimuksen "hännillä", edellä mainitun viimeisen sukupolven henkilöiden kuolinaikoja ja -paikkoja ei tarvitse etsiä ja kirjata, jos henkilö näyttää kuolleen 31.12.1919 jälkeen. Mikäli niitä löytyy, voidaan tietenkin kirjata. Tälle viimeiselle sukupolvelle ei kirjata patronyyminimiä.

Ja vielä lopuksi:
1. Muista olla tarkka ja täsmällinen, löydät sen kyllä edestäsi.
2. Ehdottomana tavoitteena on luettavuus. Kun kirjataan tietoja, niiden tulisi olla hyvää ja selkeää suomen kieltä. Silloin kirja tuottaa ilmestyessään nautintoa muillekin kuin sukututkijoille.
3. Ohjelman mukana olet saanut ohjeet Sukujutut-ohjelman käyttöön, perehdy myös niihin.